Shopify SAP Integration

Damit Bestellungen aus Ihrem Shopify-Shop in SAP landen, Bestand und Preis von SAP in den Shop gehen und die Rechnung aus der richtigen Schicht kommt, braucht es zwischen den zwei Systemen eine Integrationsschicht. SAP verbindet sich nicht aus der Schachtel mit Shopify; welcher Weg offen ist, bestimmen Ihre SAP-Version und Ihre Lizenzen. Die Arbeit öffnet mit der Versionsklärung und schließt mit der ersten Bestellung; dazwischen werden Kunden-, Bestell-, Bestands- und Preisfluss einzeln eingerichtet, und die Rechnungsstellung ist in der Türkei ein eigener Projektposten.

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Shopify SAP Integration was ist das?

Die Shopify SAP Integration ist die Verbindung, die Bestellungen, Kunden, Artikel, Bestand und Preis Ihres Shops in beiden Systemen in einer Linie hält. Weil der Ablauf auf der SAP-Seite immer über eine lizenzierte Integrationsschicht läuft, ist die Einrichtung kein App-Installieren, sondern ein Projektposten.

Die Einrichtung beginnt damit, welche SAP-Version Sie nutzen und welche Lizenzen Sie haben. In der Unternehmensversion kommen ein fertiges Integrationspaket und ein Shopify-Adapter, in der Mittelstandsversion eine Integrationsvorlage. Nach dieser Klärung werden Verbindungsdaten eingegeben, die Zuordnung eingerichtet und der Ablauf mit einem Artikel geprüft. Um korrekt zu klären, welche Version welchen Integrationsweg braucht, trifft Nodus Works' Shopify-Integrations- und Custom-App-Entwicklungsservice diese Entscheidung für Sie.

Nach der Verbindung bleibt SAP in der Mitte: Kunde und Bestellung kommen aus dem Shop nach SAP, Bestand und Preis gehen von SAP in den Shop, der Versandstatus wird zurückgeschrieben. Weil die elektronische Belegseite in der Türkei nicht in SAP liegt, wird sie als eigene Schicht eingerichtet, und die Verantwortung dieser Schicht wird von Anfang an schriftlich festgehalten.

WAS ABGEGLICHEN WIRD

Was zwischen Shopify und SAP abgeglichen wird

Sobald die Verbindung steht, gehören Kunde, Bestellung, Bestand, Preis, Versand und Retoure zum selben Ablauf. Die sechs Überschriften unten decken die häufigsten Fragen zur Shopify SAP Integration.

Übertragung des Kundensatzes nach SAP

Der im Shop entstandene Kunde kommt auf die SAP-Seite, wird dort geprüft und nach Freigabe an den Geschäftspartnersatz gebunden. Bei Firmenverkauf bestimmt, an welche Hierarchie und welches Vertriebszentrum dieser Satz gebunden wird, den weiteren Ablauf.

Übertragung der Shopify-Bestellungen nach SAP

Die Bestellung wird in SAP als Kundenauftrag geöffnet, und alle folgenden Schritte hängen an diesem Satz. In welchem Status die Bestellung übertragen wird, wählen Sie in der Einrichtung; nicht bestätigte Bestellungen nicht zu übertragen, ist die sicherste Ordnung.

Bestandsveröffentlichung je Vertriebszentrum

Der Bestand wird von SAP in den Shop geschrieben, und diese Veröffentlichung kann je Vertriebszentrum erfolgen. Jeder Kunde sieht also den Bestand des Zentrums, das ihn bedient; das ist in mehrlagrigen Unternehmensstrukturen die wertvollste Seite der Integration.

Übertragung von Artikel und Preis

Artikel und Artikelgruppen können von SAP in den Shop getragen werden, der Preis fließt in dieselbe Richtung. Haben Sie kundenbezogene Preiskonditionen, ist, wie das auf der Shopseite erfüllt wird, eine eigene Entwurfsentscheidung.

Versand- und Lieferstatus

Status und Sendungsdaten des auf der SAP-Seite vorbereiteten Versands werden in den Shop zurückgeschrieben, der Kunde verfolgt sein Paket also auf der eigenen Bestellseite. Ohne dieses Zurückschreiben werden die Daten von Hand getragen.

Retouren- und Belegablauf

Die Retoure kommt aus dem Shop nach SAP, und die Gegenkorrektur des Belegs wird gemacht. Weil der elektronische Beleg in der Türkei aus einer Schicht außerhalb von SAP kommt, wird von Anfang an geklärt, aus welchem System die Gutschrift ausgestellt wird.

WELCHER WEG

Welcher Integrationsweg ist auf der SAP-Seite offen?

Die erste Trennung im Projekt wird hier gemacht. Im Shopify App Store gibt es eine App mit dem Namen SAP, die echte Brücke von SAP liegt dort jedoch nicht, und werden die zwei Dinge verwechselt, findet das Projekt den kritischsten Ablauf nicht.

Die App im App Store trägt keine Bestellung

Die SAP Business One App im Shopify App Store ist keine von SAP selbst veröffentlichte App, und ihr Umfang ist sehr eng: Sie trägt nur Artikel und Artikelgruppen in den Shop. Sie holt keine Bestellung, erstellt keine Rechnung, schreibt keinen Bestand, öffnet keinen Kundensatz. Ein Shop, der die monatliche Gebühr zahlt und sie einrichtet, findet den eigentlich gesuchten Ablauf nicht.

In der Unternehmensversion gibt es ein fertiges Integrationspaket

SAP veröffentlicht das Shopify-Integrationspaket für die Unternehmensversion in den eigenen Quellen. Das Paket läuft auf der Integrationsplattform von SAP und verlangt zusätzlich die Einrichtung eines Shopify-Adapters; weil beide eine Lizenz brauchen, muss vor dem Angebot geklärt sein, was Sie in der Hand haben.

In der Mittelstandsversion gibt es eine Integrationsvorlage

Auf der Business-One-Seite wird der Ablauf mit der fertigen Vorlage auf dem Integrationsrahmen von SAP eingerichtet: Systemidentität und Shopverbindungsdaten werden eingegeben, und die Vorlage wird verteilt. Weil dieser Rahmen ebenfalls eine eigene Komponente ist, wird von Anfang an geprüft, ob die Einrichtung mit Ihrer Lizenz möglich ist.

Das gemeinsame Ergebnis der drei Punkte: SAP verbindet sich nicht aus der Schachtel mit Shopify, auf jedem Weg kommt eine lizenzierte SAP-Komponente dazwischen. Damit Angebote unter der Überschrift SAP-Integration vergleichbar sind, muss schriftlich stehen, welcher Weg genutzt wird. Brücken unabhängiger Firmen sind ebenfalls eine Option, dann ist Ihr Ansprechpartner für den Support jedoch nicht SAP, sondern die Seite, die die Brücke stellt, und die Verantwortung für die Passung bei Upgrades auf der SAP-Seite bleibt bei ihr.

EINRICHTUNG

Wie wird die Shopify SAP Integration eingerichtet?

Die sechs Schritte unten decken die Einrichtung von der Versionsklärung bis zur ersten Testbestellung. Weil der größte Teil der Schritte auf der SAP-Seite liegt, müssen Ihr SAP-Berater oder Ihr Partner im Prozess sein.

Klären Sie Version und Lizenzen

Listen Sie, welche SAP-Version Sie nutzen, ob Sie eine Integrationsplattform haben und welche Lizenzen Sie in der Hand haben. In der Unternehmensversion kommen fertiges Paket und Adapter, in der Mittelstandsversion die Integrationsvorlage; ein Kalender ohne diese Klärung ist nicht realistisch.

Bereiten Sie die Integrationsschicht vor

Je nach gewähltem Weg wird die Integrationskomponente auf der SAP-Seite eingerichtet, und die sichere Verbindung zwischen den zwei Systemen wird hergestellt. Läuft SAP auf Ihrem eigenen Server, müssen Zugangsweg und Sicherheitsregeln in diesem Schritt klar werden.

Erzeugen Sie die Verbindungsdaten auf der Shopify-Seite

Im Shopify-Admin wird unter Apps eine Entwickler-App geöffnet, und die Zugangsdaten werden erzeugt. Diese Daten werden in die Integrationskonfiguration auf der SAP-Seite eingegeben.

Definieren Sie Zuordnung und Richtungskarte

Halten Sie schriftlich fest, über welches Feld Artikel zugeordnet werden, was die Entsprechung der Shopify-Variante auf der SAP-Seite ist, welches Vertriebszentrum für den Shop geöffnet wird und aus welcher Kondition der Preis gelesen wird. Bei Firmenverkauf wird hier auch entschieden, wie die Kundenhierarchie auf der Shopseite erfüllt wird.

Konstruieren Sie die elektronische Belegschicht

Weil e-Fatura und e-Arşiv in der Türkei nicht in SAP liegen, legen Sie hier fest, aus welcher Schicht der Beleg kommt, welche Rechnungsserie und welche Steuersatzregel gelten. Schriftlich festzuhalten, in wessen Verantwortung diese Schicht liegt, schließt die Seite, die in Projekten am häufigsten herrenlos bleibt.

Prüfen Sie den Ablauf mit einer Testbestellung

Bestellen Sie mit einem Artikel und prüfen Sie, dass die Bestellung in SAP landet, der Geschäftspartnersatz geöffnet wird, die Bestandsbewegung entsteht und der Beleg aus der richtigen Ordnung kommt. Retournieren Sie dieselbe Bestellung danach, um auch den Rücklauf zu prüfen.

In der Tabelle unten finden Sie, welche Shopify-Sätze auf der SAP-Seite welche Entsprechung haben. Die Namen können je nach Ihrer SAP-Version wechseln, der Ablauf bleibt derselbe.

Was in Shopify steht	Entsprechung in SAP
Bestellung	Kundenauftrag
Kunde	Geschäftspartnersatz, nach Freigabe genutzt
Artikel	Positionskarte
Kollektion	Artikelgruppe
Standort	Vertriebszentrum oder Lager
Preis	Preiskondition
B2B-Kundenpreis	Kundenbezogene Preiskondition
Versand	Lieferbeleg
Retoure	Retourensatz und Bestandsbewegung
Keine Entsprechung	e-Fatura und e-Arşiv, läuft über eine eigene Belegschicht

Die letzte Zeile der Tabelle ist der kritischste Posten des Projekts. In SAP liegt die elektronische Belegordnung der Türkei nicht; der Beleg kommt aus einer eigenen Lokalisierung oder Integratorschicht. Rechnungsserie, Steuersatz und Gutschriftenverhalten hängen ebenfalls nicht an SAP selbst, sondern an der Konstruktion jener Schicht.

Wo stehen Sie in der Einrichtung?

Beschreiben Sie Ihren Katalog und Ihre heutige Einrichtung. Gemeinsam klären wir, wie die Shopify SAP Integration zu Ihrer Produktstruktur passt. Ein Formular müssen Sie nicht ausfüllen, erreichen Sie uns direkt per Telefon, E-Mail oder WhatsApp.

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BELEGSCHICHT

Wie wird die türkische Rechnung in SAP erstellt?

In SAP liegt die türkische Ordnung von e-Fatura und e-Arşiv nicht. Das ist kein Mangel, sondern eine architektonische Tatsache: Weil SAP ein globales System ist, werden länderspezifische elektronische Belegpflichten mit einer eigenen Lokalisierung oder Integratorschicht erfüllt. Der Rechnungssatz in SAP ist der Buchhaltungssatz, der gesiegelte Beleg kommt aus jener Schicht.

Das praktische Ergebnis dieser Trennung ist eine unscharfe Verantwortungsgrenze. Der Berater, der SAP einrichtet, und die Firma, die die elektronische Belegschicht baut, sind in den meisten Projekten getrennt; steht im Vertrag nicht, wer bis wohin verantwortlich ist, bleibt der Rechnungsablauf zwischen den zwei Seiten herrenlos. Der größte Teil der Probleme, die an der ersten echten Bestellung des Shops auffallen, kommt genau von hier.

Das zweite Ergebnis: Die Rechnungsordnung muss von Anfang an eingerichtet werden. Für Rechnungen über Internetverkäufe wird eine andere Serie verlangt als für Ihre übrigen Rechnungen; auf der Rechnung müssen die Webadresse des Verkaufs, die Zahlungsart, das vermittelnde Institut, das Zahlungsdatum, die Steuer- oder Identitätsnummer des Beförderers, das Versanddatum, der Retourenabschnitt und der Vermerk stehen, dass der Verkauf über das Internet erfolgte. Dass diese Felder gefüllt sind, hängt davon ab, dass die Integration die Daten aus der Bestellung liest und in die Belegschicht trägt.

Das dritte Ergebnis liegt auf der Retourenseite. Einen elektronischen Beleg zu stornieren, ist nur innerhalb eines bestimmten Fensters möglich; ist die Frist vorbei, wird eine Gutschrift ausgestellt, und die zwei Belege werden verrechnet. Weil die Retoure im Shop ein täglicher Vorgang ist, halten Einrichtungen, die die Retoure an denselben Ablauf wie den Storno binden, am Monatsende nicht. Es ist sinnvoll, daran zu erinnern, dass der Beleg, den Shopify am Ende der Bestellung erzeugt, in der Türkei keine gültige Rechnung ist: Das gesetzliche Dokument kommt immer aus der Buchhaltung.

PREIS UND KUNDE

Wie werden SAP-Preiskonditionen in Shopify erfüllt?

Bei Shops mit Firmenverkauf ist das der Ort, an dem der Zuordnungsverlust am häufigsten entsteht. In SAP wird der Preis nach Kunde, Vertrag und Kondition gerechnet; auf der Shopseite ist die Entsprechung eine schlankere Struktur.

Der kundenbezogene Preis passt nicht eins zu eins

In SAP kann derselbe Artikel an verschiedene Kunden zu verschiedenen Konditionen verkauft werden. Auf der Shopseite ist die Entsprechung die Preisliste; welcher Kunde an welche Liste gebunden wird und welcher Teil der Konditionen in die Liste übersetzt wird, wird in der Einrichtung definiert.

Die Kundenhierarchie wird zugeordnet

In der Unternehmensstruktur kann unter einem Kunden mehr als ein Einkäufer stehen. Wie diese Hierarchie auf der Shopseite erfüllt wird, bestimmt, an welchen Satz die Bestellung gebunden wird und damit, aus welcher Kondition der Preis gelesen wird.

Der Bestand wird je Vertriebszentrum veröffentlicht

Die unterscheidende Seite des offiziellen Integrationsansatzes ist, dass der Bestand je Vertriebszentrum veröffentlicht werden kann. So sieht jeder Kunde die Stückzahl des Zentrums, das ihn bedient; die Summe zu senden, führt dazu, dass nicht verkaufbarer Bestand sichtbar wird.

Ein neuer Kunde geht durch die Freigabe

Der Kundensatz aus dem Shop wird auf der SAP-Seite geprüft und nach Freigabe nutzbar. Weil dieser Schritt nicht übersprungen werden kann, ist auch eine Entwurfsentscheidung, wie dem Kunden die Zeit zwischen erster Bestellung und Freigabe erklärt wird.

Steuer- und Betragsteilung werden von Anfang an eingerichtet

Zeigen Sie den Preis im Shop steuerinklusive, muss feststehen, wie derselbe Betrag auf der SAP-Seite in Nettobetrag und Steuerzeile geteilt wird. Sonst entsteht auf jedem Beleg ein kleiner, aber stetiger Unterschied, der sich in der Monatssumme zeigt.

Beim Fremdwährungsverkauf wird die Kurspolitik geschrieben

Verkauft Ihr Shop in mehr als einer Währung, geht der Satz umgerechnet auf die SAP-Seite. Wird nicht festgelegt, welcher Tageskurs gilt und wie der Unterschied zwischen Verkauf und Zahlungseingang geführt wird, wird der Abgleich nie abgeschlossen.

BETRIEB

Was passiert, nachdem die Bestellung eingegangen ist?

Die Bestellung entsteht in Shopify, und die Integrationsschicht schreibt sie nach SAP. Danach folgen Versand, Beleg und Retoure; die sechs Punkte unten sind die Stellen, an denen es in diesen Schritten am häufigsten hakt.

Den Zeitpunkt der Übertragung bestimmt der Bestellstatus

Die Bestellung wird nach SAP geschrieben, sobald sie den gewählten Status erreicht. Eine nicht bestätigte Bestellung zu übertragen, heißt, eine nicht eingezogene Forderung in den Satz zu bringen; wird die Bestellung storniert, bleibt ein Satz ohne Gegenstück.

Nach dem Periodenabschluss wird kein Satz mehr geöffnet

SAP gehört zu den Systemen mit der strengsten Periodenabschlussdisziplin; in eine geschlossene Periode kann rückwirkend kein Satz geschrieben werden. Damit eine Bestellung, die am Monatsende in der Übertragungswarteschlange wartet, nicht still verschwindet, muss die Warteschlange bei einem Fehler eine Warnung erzeugen.

Derselbe Kunde kann zwei Sätze öffnen

Kommt dieselbe Person mit anderer E-Mail, anderem Telefon oder als Gast, kann ein zweiter Satz entstehen. Weil die Zusammenführung von Hand geschieht, wird in der Einrichtung entschieden, welches Feld denselben Kunden definiert; bei Firmenverkauf erleichtert das Erheben der Steuerdaten diese Entscheidung.

Storno und Retoure sind getrennte Vorgänge

Die Stornierung einer Bestellung ohne Beleg schließt nur den Satz; ist der Beleg ausgestellt und das Storno-Fenster vorbei, braucht es eine Gutschrift. Beide Zustände an denselben Ablauf zu binden, zerstört den Kundensaldo.

Eine Retoure setzt den Bestand wieder auf den vorherigen Stand

Der retournierte Artikel kehrt in den verkaufbaren Bestand zurück, und diese Bewegung muss auf beiden Seiten geschrieben werden. Wird nur der Beleg korrigiert und keine Bestandsbewegung geschrieben, bleibt die Stückzahl des Vertriebszentrums zu niedrig.

Der Versandstatus wird in den Shop zurückgeschrieben

Werden Status und Sendungsdaten des auf der SAP-Seite vorbereiteten Lieferbelegs in den Shop geschrieben, verfolgt der Kunde sein Paket auf der eigenen Bestellseite. Ohne dieses Zurückschreiben werden die Daten von Hand getragen, und die Last im Kundenservice steigt.

Schreiben auch Ihre Marktplatzkanäle nach SAP, ist ein eigenes Risiko, dass derselbe Kundenauftrag aus zwei Kanälen zweimal geöffnet und derselbe Bestand des Vertriebszentrums zweimal reserviert wird. Weil Katalog- und Provisionsregeln auf Trendyol und Hepsiburada getrennt laufen, erleichtert es die Arbeit, Bestands-, Preis- und Bestellablauf aus einem Panel zu sehen; unser Werkzeug dafür können Sie auf der Station-Seite ansehen.

HÄUFIGE FEHLER

Die häufigsten Fehler bei der Shopify SAP Integration

Die neun Überschriften unten sind die häufigsten Fehler in der Einrichtung. Die Folgen ähneln sich: Der erwartete Ablauf liegt nicht im Umfang, die Rechnungsseite bleibt herrenlos, oder der Lizenzposten erscheint mitten im Projekt.

Die App im App Store für die SAP-Integration halten

Diese App trägt nur Artikel und Artikelgruppe; Bestell-, Rechnungs-, Bestands- und Kundenablauf liegen nicht im Umfang. Ein Shop, der die monatliche Gebühr zahlt und sie einrichtet, findet den kritischsten Ablauf nicht.

Annehmen, SAP verbinde sich fertig

Auf jedem offiziellen Weg kommt eine lizenzierte SAP-Komponente dazwischen. Ein Angebot, das diese Komponente nicht einrechnet, muss mitten im Projekt neu geschrieben werden.

Die Lizenzklärung nach hinten schieben

Fehlen Integrationsplattform, Adapter oder Integrationsrahmen in Ihrer Hand, kann die Einrichtung nicht beginnen. Wird die Klärung nicht im ersten Schritt gemacht, hält der Kalender nicht.

Die türkische Belegschicht außerhalb des Projekts lassen

In SAP gibt es keine e-Fatura und kein e-Arşiv. Steht im Vertrag nicht, wessen Arbeit diese Schicht ist, bleibt der Rechnungsablauf zwischen den zwei Seiten herrenlos.

Den Internetverkauf in dieselbe Rechnungsserie schreiben

Für Internetverkäufe wird eine andere Serie verlangt als für die übrigen Rechnungen. Wird die Belegordnung nicht von Anfang an getrennt, ist eine rückwirkende Korrektur nicht möglich.

Den kundenbezogenen Preis eins zu eins in den Shop tragen wollen

Die Konditionsstruktur in SAP hat auf der Shopseite keine Eins-zu-eins-Entsprechung. Wird nicht definiert, welche Kondition in welche Preisliste übersetzt wird, sieht der Kunde den falschen Preis.

Den Bestand aller Zentren als eine Summe senden

Dass eine nicht verkaufbare Stückzahl im Shop sichtbar wird, führt zu Verkäufen ohne Bestand. Die Veröffentlichung je Vertriebszentrum löst dieses Problem von Anfang an.

Den Periodenabschluss nicht in den Ablauf schreiben

In eine geschlossene Periode kann kein Satz geöffnet werden, und wartende Sätze werden still abgelehnt. Dass die Warteschlange bei einem Fehler eine Warnung erzeugt, muss Teil der Einrichtung sein.

Die Retoure an denselben Ablauf wie den Storno binden

Nach Ausstellung des Belegs und nach dem Storno-Fenster braucht es eine Gutschrift. In Einrichtungen, die die zwei Zustände nicht trennen, stimmt der Kundensaldo am Monatsende nicht.

SZENARIO

Drei häufige Probleme und ihre Lösung

Die folgenden drei Einrichtungsszenarien zeigen, wie wir typische Probleme der Shopify SAP Integration in angebundenen Shops gelöst haben.

Die eingerichtete App trägt keine Bestellungen

ProblemDer Shop hatte im App Store eine App mit dem Namen SAP eingerichtet und die monatliche Gebühr zu zahlen begonnen. Artikel kamen vom ERP in den Shop, Bestellungen landeten jedoch nie in SAP, und die Rechnung wurde weiter von Hand erstellt.

UrsacheDie eingerichtete App war kein eigenes Produkt von SAP, und ihr Umfang war nur die Übertragung von Artikel und Artikelgruppe. Bestell-, Kunden-, Bestands- und Belegablauf lagen nie im Umfang; weil der Name der App SAP enthielt, wurde sie für die volle Integration gehalten.

LösungVersion und Lizenzen in der Hand wurden gelistet, die Integration wurde über den eigenen Integrationsrahmen von SAP neu konstruiert. Bestell- und Kundenablauf wurden vom Shop nach SAP gebunden, Bestand und Preis von SAP in den Shop; das Abo der alten App wurde geschlossen.

Der Firmenkunde sieht den falschen Preis

ProblemIm für Händler geöffneten Shop sahen einige Kunden einen höheren Preis als erwartet, ein Teil meldete, dass im Warenkorb kein Rabatt angewendet wurde. Auf der ERP-Seite stimmten die Preise, und das Verkaufsteam korrigierte den Unterschied von Hand.

UrsacheIn SAP wird der Preis aus kunden- und vertragsbezogenen Konditionen gerechnet, auf der Shopseite gibt es die Preislistenstruktur. Welcher Kunde an welche Liste gebunden wird und welcher Teil der Konditionen in die Liste übersetzt wird, war in der Einrichtung nicht definiert.

LösungDie Zuordnung zwischen Kundenhierarchie und Preislisten wurde schriftlich festgehalten, und der in den Shop tragbare Teil der Konditionen wurde in Listen übersetzt. Der Bedarf an Handkorrektur entfiel, und für nicht tragbare Sonderkonditionen wurde ein eigener Ablauf über das Angebot gebaut.

Bestellungen, die am Monatsende verschwinden

ProblemNach dem Monatsabschluss merkte die Buchhaltung, dass einige Bestellungen auf der ERP-Seite nie existiert hatten. Im Shop standen die Bestellungen, der Zahlungseingang war erfolgt; wo die Sätze geblieben waren, war auf den ersten Blick unklar.

UrsacheBestellungen, die gegen Mitternacht am Monatsende fielen, warteten in der Übertragungswarteschlange, während die Buchhaltungsperiode schloss; weil in die geschlossene Periode kein Satz geöffnet werden konnte, lehnte die Warteschlange diese Sätze ab. Der Fehler landete nirgendwo, deshalb merkte es niemand.

LösungDie Warteschlange wurde so eingerichtet, dass sie bei einem Fehler eine Warnung erzeugt, und für abgelehnte Sätze wurde eine wartende Liste gebaut. Das Leeren der Übertragung vor der Abschlussstunde am Monatsende wurde zur Routine, und die fehlenden Sätze wurden zusammen mit dem Steuerberater richtig in die nächste Periode geschrieben.

STATION

Shopify SAP Integration

Das Werkzeug, mit dem wir den Bestell-, Bestands-, Preis- und Belegfluss aus einem Panel verfolgen, heißt Station. Auch wenn Marktplatzkanäle hinzukommen, bleibt dieselbe SAP-Einrichtung in der Mitte.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Wie wird die Shopify SAP Integration eingerichtet?

Die Einrichtung beginnt mit der Klärung, welche SAP-Version Sie nutzen und welche Lizenzen Sie in der Hand haben; in der Unternehmensversion kommen ein fertiges Integrationspaket und ein Shopify-Adapter, in der Mittelstandsversion die Integrationsvorlage. Danach wird die Integrationsschicht auf der SAP-Seite vorbereitet, im Shopify-Admin wird eine Entwickler-App geöffnet, Zugangsdaten werden erzeugt und in die SAP-Konfiguration eingegeben. Die nächsten Schritte sind die Definition von Zuordnung und Richtungskarte, die Konstruktion der elektronischen Belegschicht und die Prüfung des Ablaufs mit einer Testbestellung eines Artikels.

Gibt es einen offiziellen Shopify-Konnektor von SAP?

SAP hat im Shopify App Store keine selbst veröffentlichte App, in den eigenen Quellen gibt es jedoch Integrationswege: für die Unternehmensversion ein fertiges Integrationspaket, für die Mittelstandsversion die fertige Vorlage auf dem Integrationsrahmen. Beide laufen auf der Integrationsplattform von SAP und brauchen deshalb eine Extra-Lizenz. Der offizielle Weg existiert also, nur nicht im App Store.

Reicht die SAP-App im App Store?

Nein. Diese App ist keine von SAP selbst veröffentlichte App, und ihr Umfang ist sehr eng: Sie trägt nur Artikel und Artikelgruppen in den Shop. Sie holt keine Bestellung, erstellt keine Rechnung, schreibt keinen Bestand, öffnet keinen Kundensatz. Shops, die die monatliche Gebühr zahlen und sie einrichten, finden den kritischsten Ablauf nicht, deshalb muss diese Trennung vor der Einrichtung klar sein.

Kann Shopify direkt an SAP angebunden werden?

Nein. Auf jedem offiziellen Weg kommt eine lizenzierte SAP-Komponente dazwischen; SAP verbindet sich nicht aus der Schachtel mit Shopify. Das bedeutet, dass die Einrichtung kein App-Installieren ist, sondern ein Projektposten: Fehlen Integrationsplattform, Adapter oder Integrationsrahmen in Ihrer Hand, kann die Einrichtung nicht beginnen.

Wie wird die Integration von SAP Business One mit Shopify eingerichtet?

Auf der Business-One-Seite wird der Ablauf mit der fertigen Vorlage auf dem Integrationsrahmen von SAP eingerichtet: Systemidentität und Shopverbindungsdaten werden eingegeben, und die Vorlage wird verteilt. Weil dieser Rahmen eine eigene Komponente ist, müssen Sie vor dem Angebot prüfen, ob die Einrichtung mit Ihrer Lizenz möglich ist.

Welche Lizenz braucht die Unternehmensversion?

In der Unternehmensversion läuft der Ablauf auf der Integrationsplattform von SAP, und zusätzlich muss ein Shopify-Adapter eingerichtet werden; beides sind Lizenzposten. Deshalb muss beim Angebotsvergleich schriftlich stehen, welcher Weg genutzt wird, sonst erzählen zwei Angebote nicht dieselbe Arbeit.

Wie werden e-Fatura und e-Arşiv in SAP für die Türkei erstellt?

In SAP liegt die türkische elektronische Belegordnung nicht; der Beleg kommt aus einer eigenen Lokalisierung oder Integratorschicht. Der Rechnungssatz in SAP ist der Buchhaltungssatz, der gesiegelte Beleg kommt aus jener Schicht. Rechnungsserie, Steuersatz und Gutschriftenverhalten hängen ebenfalls nicht an SAP selbst, sondern an der Konstruktion jener Schicht.

Bei wem sollte die Verantwortung für die Belegschicht liegen?

Das muss im Vertrag stehen. Weil der Berater, der SAP einrichtet, und die Firma, die die elektronische Belegschicht baut, in den meisten Projekten getrennt sind, bleibt der Rechnungsablauf herrenlos, wenn nicht geschrieben ist, wer bis wohin verantwortlich ist. Der größte Teil der Probleme, die an der ersten echten Bestellung auffallen, kommt von hier.

Braucht die Internetverkaufsrechnung eine eigene Serie?

Ja. Für Rechnungen über Internetverkäufe wird eine andere Serie verlangt als für Ihre übrigen Rechnungen, sie wird also nicht in dieselbe Serie wie Ihre anderen Verkaufskanäle geschrieben. Diese Trennung muss ganz am Anfang der Belegordnung eingerichtet werden; die Serie bereits ausgestellter Rechnungen lässt sich später nicht ändern.

Welche Angaben müssen auf der Internetverkaufsrechnung stehen?

Die Webadresse des Verkaufs, die Zahlungsart, das vermittelnde Institut, das Zahlungsdatum, die Steuer- oder Identitätsnummer des Beförderers, das Versanddatum, der Retourenabschnitt und der Vermerk, dass der Verkauf über das Internet erfolgte, müssen stehen. Der Papierausdruck der Rechnung geht mit der Ware mit, und bei einer Retoure füllt der Kunde den Retourenabschnitt aus und schickt den Ausdruck mit dem Artikel zurück. Dass diese Felder gefüllt sind, hängt davon ab, dass die Integration die Daten aus der Bestellung liest und in die Belegschicht trägt.

Reicht die Rechnung, die Shopify erstellt?

Nein. Der Beleg, den der Shop am Ende der Bestellung erzeugt, ist eine Bestellzusammenfassung und in der Türkei keine gültige Rechnung. Das gesetzliche Dokument kommt immer aus der Buchhaltung, aus Ihrer Belegordnung.

Landen Shopify-Bestellungen automatisch in SAP?

Ja. Die Bestellung wird, sobald sie den in der Einrichtung gewählten Status erreicht, in SAP als Kundenauftrag geöffnet, und die folgenden Schritte hängen an diesem Satz. Nicht bestätigte Bestellungen nicht zu übertragen, ist die sicherste Ordnung; wird sie übertragen und die Bestellung danach storniert, bleibt ein Satz ohne Gegenstück.

Wie wird der Mehrlagerbestand von SAP nach Shopify übertragen?

Die unterscheidende Seite des offiziellen Integrationsansatzes ist, dass der Bestand je Vertriebszentrum veröffentlicht werden kann; so sieht jeder Kunde die Stückzahl des Zentrums, das ihn bedient. Die Summe aller Zentren als einen Wert zu senden, führt dazu, dass nicht verkaufbarer Bestand im Shop sichtbar wird und Verkäufe ohne Bestand entstehen. Welches Zentrum welchem Shopstandort entspricht, wird in der Einrichtung gemappt.

Wie werden Shopify B2B und SAP-Kundenpreislisten zugeordnet?

In SAP wird der Preis nach Kunde, Vertrag und Kondition gerechnet; auf der Shopseite ist die Entsprechung die Preisliste. Deshalb ist die Zuordnung nicht eins zu eins: Welcher Kunde an welche Liste gebunden wird und welcher Teil der Konditionen in die Liste übersetzt wird, wird in der Einrichtung definiert. Für nicht tragbare Sonderkonditionen ist ein eigener Ablauf über das Angebot meist gesünder.

Wie wird die Firmenkundenhierarchie getragen?

In der Unternehmensstruktur kann unter einem Kunden mehr als ein Einkäufer stehen, und die Entsprechung dieser Hierarchie auf der Shopseite wird in der Einrichtung definiert. An welchen Satz die Bestellung gebunden wird, bestimmt auch, aus welcher Kondition der Preis gelesen wird, deshalb betrifft diese Entscheidung die Preisrichtigkeit direkt.

Ist ein neuer Kundensatz sofort nutzbar?

Warum weicht der Rechnungsbetrag vom Bestellbetrag ab?

Der häufigste Grund ist die Steuerordnung: Zeigen Sie den Preis im Shop steuerinklusive, muss von Anfang an feststehen, wie derselbe Betrag auf der SAP-Seite in Nettobetrag und Steuerzeile geteilt wird. Der zweite Grund ist, wie Frachtbetrag und Rabatte auf dem Beleg erscheinen, der dritte, welcher Tageskurs beim Fremdwährungsverkauf gilt.

Welcher Kurs gilt beim Fremdwährungsverkauf?

Verkauft Ihr Shop in mehr als einer Währung, geht der Satz umgerechnet auf die SAP-Seite. Wird in der Einrichtung nicht festgelegt, welcher Tageskurs gilt und wie der Unterschied zwischen Verkauf und Zahlungseingang geführt wird, wird der Abgleich nie abgeschlossen. Das ist bei Shops mit mehreren Währungen die am häufigsten übersehene Entscheidung.

Landen Shopify-Retouren in SAP?

Sie können landen, Storno und Retoure müssen jedoch getrennt werden. Die Stornierung einer Bestellung ohne Beleg schließt nur den Satz; ist der Beleg ausgestellt und das Storno-Fenster vorbei, braucht es eine Gutschrift. Dass der retournierte Artikel in den verkaufbaren Bestand zurückkehrt, ist eine eigene Bewegung; wird nur der Beleg korrigiert und kein Bestand geschrieben, bleibt die Stückzahl des Vertriebszentrums zu niedrig.

Können Bestellungen am Monatsende in eine geschlossene Periode geschrieben werden?

Nein. SAP gehört zu den Systemen mit der strengsten Periodenabschlussdisziplin, und in eine geschlossene Periode wird rückwirkend kein Satz geöffnet. Eine Bestellung, die gegen Mitternacht am Monatsende fällt und in der Übertragungswarteschlange wartet, wird abgelehnt, wenn die Periode schließt. Damit diese Sätze nicht still verschwinden, muss die Warteschlange bei einem Fehler eine Warnung erzeugen.

Wie verhindere ich, dass für denselben Kunden zwei Sätze geöffnet werden?

Kommt dieselbe Person mit anderer E-Mail, anderem Telefon oder als Gast, kann ein zweiter Satz entstehen, und die Zusammenführung geschieht von Hand. Deshalb muss in der Einrichtung entschieden werden, welches Feld denselben Kunden definiert; bei Firmenverkauf erleichtert das Erheben der Steuerdaten diese Entscheidung.

Können auch Marktplatzbestellungen nach SAP übertragen werden?

Ja, es entstehen jedoch zwei Risiken: dass derselbe Kundenauftrag aus zwei Kanälen zweimal geöffnet wird und dass derselbe Bestand des Vertriebszentrums von zwei Kanälen getrennt reserviert wird. Bestands- und Preisregel müssen je Kanal getrennt eingerichtet werden, und die Dublettenprüfung muss von einer Stelle laufen.

Wie lange dauert die Integration?

Das ist ein Projektkalender, kein Einrichtungstag. Drei Dinge bestimmen die Zeit: wie lange die Klärung von Version und Lizenz dauert, ob Zuordnung und Preiskonditionen stehen und die Konstruktion der elektronischen Belegschicht. In Projekten mit Lizenzlücke verlängert sich der Kalender am stärksten hier.

Wonach richtet sich die Kosten der Shopify SAP Integration?

Die Gesamtkosten kommen meist aus drei Posten: der Lizenz der Integrationskomponente auf der SAP-Seite, der Einrichtungs- und Beratungsarbeit der Brücke und der türkischen elektronischen Belegschicht. Diese Posten von Anfang an getrennt zu sehen, statt einen Preis zu nennen, ist der beste Weg, mitten im Projekt keine Überraschung zu erleben.